Quelques conseils pour les parents relais

Un témoignage de vos prédécesseurs sur cette mission pas très compliquée et au combien utile au bon déroulement des activités.
C’est un peu long, mais surtout basé sur le bon sens (et plusieurs années d’expérience des uns et des autres), lisez le, mais pas la peine de l’apprendre par cœur non plus.

Pour faciliter l’interface entre les parents et les chefs

• Veillez à être présent quelques minutes avant le début ou à la fin des activités, profitez en pour discuter avec les chefs ou recevoir les questions des parents.
• Sur cette partie de la mission, l’essentiel est d’être à l’écoute de tous, parents et chefs, et de ne pas hésiter à jouer le dialogue lorsque des petits iatus apparaissent.
• Si les difficultés exprimées sont plus lourdes à gérer et sont susceptibles d’engager une responsabilité (accident, contentieux, sécurité des jeunes…) il convient de se rapprocher des responsables du groupe pour apporter les réponses adaptées.

Cette mission peut aussi consister à récupérer papier, chèque (dont ceux des calendriers)… lors des premières réunions de l’année pour centraliser les retours et éviter aux chefs d’y consacrer trop de temps.

Pour le covoiturage

C’est la tache principale. Un seul mot pour que tout se passe bien, anticipez.

Vous disposez d’un fichier avec l’ensemble des enfants de la branche (Louveteaux & Jeannette, Scouts & Guides, Pionniers & Caravelles) et les coordonnées des familles.

Ce fichier vous permet de préparer les covoiturages.

Lorsque le programme prévoit un week-end rapprochez vous des chefs pour connaitre le lieu du séjour et les horaires. Vous devez vérifier :

• le temps de trajet et le parcours
• l’heure de départ est définie en conséquence avec les chefs
• de même pour le retour

Une quinzaine de jour avant le week-end (ou plus en fonction des congés), informez les parents du séjour, horaire etc et demander la confirmation de la présence des enfants.

Notez toutes les réponses sur le listing (présent / aller / retour), au fur et à mesure pour ne rien oublier.

Prévoyez une relance ciblée pour les retardataires au plus tard le jeudi (dix jours avant le séjour), afin d’être en mesure d’annoncer les parents mobilisés pour le covoiturage avant le vendredi (soit 8 jours avant le départ).

Envoyez à tous un récapitulatif avec le nom des présents et des absents, ainsi que les familles mobilisées pour l’aller et le retour et demandez la confirmation de la réception du message.

Maintenant quelques petites astuces :

* Avant le départ

• Conservez la liste des familles mobilisées pour assurer la rotation des accompagnateurs lors des prochains déplacements.

• L’idéal est de constituer des groupes (3 ou 4) à l’avance et de s’assurer de la présence effective des accompagnateurs pour le week-end considéré. Vous pouvez même le planifier sur l’ensemble du planning du trimestre.

• Vérifiez le nombre de places dans les voitures, sans oublier de s’assurer que les chefs sont pris en charge (ou qu’ils ont leur propre voiture) et que seul les enfants de plus de 10 ans sont à l’avant dans les voitures (l’age est dans le fichier)

• Prévoyez au moins une voiture (voire deux si l’unité est importante) disposant d’un grand coffre (type scénic 7 places ou espace) sans siège dans le coffre. Ce coffre est indispensable pour contenir malle, bouteille de gaz, tentes et autres matériels.

• Prévoyez toujours une voire deux voitures en réserve pour ajuster la taille de l’équipe d’accompagnateurs en cas de désistement de dernière minutes (voitures en panne, chauffeur ou enfant malade…).

* Le jour du covoiturage

• Soyez vous même sur place au départ pour vérifier la présence des parents mobilisés (l’idéal est d’avoir fait une copie de la liste aux chefs à l’avance, au cas où).

• Vérifiez que tous les enfants sont sur place, pointez la liste avant qu’ils ne prennent place dans une voiture.

• N’hésitez pas à impulser le coup de main des parents pour le chargement du matériel, de sorte à ce qu’on ne reste pas 3/4 d’heure avant de partir alors que tout le monde est présent.

• Assurez vous que tous les accompagnateurs connaissent l’itinéraire ou dispose d’un plan (notamment ceux qui font le retour et devront donc s’y rendre directement)

• Pour les trajets un peu plus sioux, n’hésitez pas à prévoir un point de ralliement intermédiaire (croisement avant le dernier sentier, place d’un village…)

• Ayez toujours la liste avec toutes les coordonnées et les parents mobilisés sur vous pour un coup de téléphone de dernières minutes.

• Au retour si vous n’êtes pas vous même pris par le trajet, assurer une présence à Sophia pour coordonner l’arrivée et surtout vous assurez qu’aucun enfant ne partent avant le retour des chefs. Si vous n’y êtes pas déléguer cette tache à un parent sur place.

* Pour les sorties mobilisant plusieurs unités

• Si une week-end mobilise plusieurs unités ou branches le même jour (sur le même lieu ou pire sur deux lieux différents), assurez vous que les parents sur lesquels vous comptez ne sont pas prévus par un autre covoiturage.

La liste complète peut être consultée dans ce cas pour voir si les familles ont des enfants dans d’autres branches.

• Si le week-end mobilise tout le groupe, généralement les familles sont invitées en fin de journée pour participer aux activités.

Dans ce cas l’idéal est de ne pas prévoir de co-voiturage puisque toutes les familles sont supposées être sur place.

Mais il convient de mobiliser des transports pour le matériel et donc de connaitre les familles présentes au retour (et rentrant sur Sophia pour passer au local)

Si des familles ne comptent pas venir à la fin du programme proposée, elles peuvent s’organiser de manière individuelle pour que leurs enfants soient raccompagnées sur le secteur du local.

Voilà, c’est pas plus compliqué

Maintenant faites votre route, et votre propre expérience en fonction des attentes des chefs, de votre propre pratique et de votre organisation personnelle, oubliez tout cela et lâchez vous comme vous le sentez !

L’important est d’y prendre plaisir et que tout se passe bien.